Questa guida è un modello di impaginazione che useremo per le pubblicazioni successive. Serve a mostrare come vengono composti i testi: righe di lunghezza contenuta, paragrafi brevi e una gerarchia dei titoli costante.
Prima regola: una cartella per pratica
È il passaggio che viene saltato più spesso. Una cartella per ciascuna pratica, con una nomenclatura sempre identica: prima l’anno, poi l’identificativo. In questo modo l’ordinamento alfabetico coincide con quello cronologico e non richiede manutenzione.
Seconda regola: tre sottocartelle, non venti
- Documenti ricevuti — tutto ciò che proviene da terzi.
- Documenti prodotti — tutto ciò che viene redatto internamente.
- Da lavorare — ciò che è stato acquisito ma non ancora esaminato.
Una struttura con più di tre livelli di sottocartelle non viene mantenuta: dopo poche settimane nessuno ricorda più il criterio con cui è stata creata.
Terza regola: rinominare all’acquisizione
Un file denominato scan_0012.pdf perde ogni significato nel giro di pochi giorni. Rinominarlo al momento dell’acquisizione richiede pochi secondi e ne fa risparmiare molti in fase di ricerca. Quando i documenti sono numerosi, 24suite.app applica la regola di nomenclatura all’intera cartella in una sola operazione.